Quản lý thời gian: làm thế nào để ngừng lãng phí thời gian

Mục tiêu đề ra

Làm thế nào để bạn đến nơi bạn muốn đi trong cuộc sống? Đầu tiên, bạn phải đặt mục tiêu và biết bạn muốn gì. Đặt mục tiêu cho cả cuộc sống riêng tư và chuyên nghiệp của bạn. Viết ra những gì bạn muốn. Nhận cụ thể. Bạn có muốn giảm 10 pounds? Dành nhiều thời gian hơn cho bạn bè và gia đình? Bạn có muốn đưa lên một sở thích mới? Ghi mục tiêu của bạn xuống và tham khảo chúng thường xuyên để tập trung. Khi bạn đã thiết lập mục tiêu cho bức tranh lớn của mình là gì, bạn có thể chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn mà bạn có thể luôn hướng tới.

Theo dõi thời gian của bạn

Một số người rất giỏi trong việc quản lý ngân sách, biết họ kiếm được bao nhiêu tiền và chi phí hàng tháng của họ là bao nhiêu. Bạn có thể làm kế toán tương tự với thời gian của bạn. Theo dõi trong một tuần về việc bạn mất bao lâu để thực hiện các công việc hàng ngày như rửa bồn rửa chén bát, giặt đồ, nấu một bữa ăn và dọn giường. Mọi người thường đánh giá quá cao thời gian thực hiện các nhiệm vụ đơn giản và đánh giá thấp thời gian thực hiện các nhiệm vụ lớn hơn. Nếu bạn viết ra và xem trên giấy bạn đang dành thời gian như thế nào, nó sẽ giúp bạn quản lý nó tốt hơn.

Thiết lập ưu tiên

Tất cả chúng ta đều có nhiệm vụ phải làm với tầm quan trọng khác nhau. Một số điều cần phải được thực hiện ngay bây giờ, các nhiệm vụ khác cần phải được thực hiện sớm, và những việc khác không quan trọng cũng không cấp bách. Viết ra một danh sách các nhiệm vụ và đặt chúng vào một trong 4 loại:

• Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần phải được thực hiện trước tiên.
• Những việc quan trọng nhưng không cấp bách nên được thực hiện tiếp theo.
• Các nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đặt trong một danh mục riêng.
• Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách nằm trong danh mục cuối cùng.

Bạn đang quản lý thời gian của mình tốt và giảm thiểu căng thẳng khi bạn có càng ít thứ trong danh mục khẩn cấp và quan trọng nhất có thể. Cuộc sống của bạn sẽ cảm thấy cân bằng nhất khi bạn dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng, nhưng không cấp bách.

Giữ một lịch trình

Bạn đã đặt mục tiêu của mình, theo dõi cách bạn dành thời gian và ưu tiên những việc cần làm. Bây giờ lập một kế hoạch, nhưng điều quan trọng là phải linh hoạt. Bạn làm công việc tốt nhất của bạn vào sáng sớm hoặc chiều muộn? Bạn có muốn có thời gian rảnh vào buổi tối để thư giãn? Bạn hiểu rõ bản thân mình nhất. Nếu bạn có một dự án lớn trong sân, bạn có muốn làm tất cả cùng một lúc hay bạn muốn làm một chút tại một thời điểm trong nhiều ngày? Nó là tốt nhất nếu bạn làm việc với những điểm mạnh của bạn và làm việc vào những thời điểm mà bạn biết bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất. Và nếu những gì bạn đang làm không hiệu quả, đừng ngại thực hiện thay đổi cho đến khi bạn tìm thấy một lịch trình phù hợp hơn cho cả công việc và công việc không phải làm việc của bạn. Tạo một lịch trình phù hợp với nhu cầu của bạn.

Giải quyết vấn đề khó khăn đầu tiên

Nếu bạn có một nhiệm vụ hoặc dự án khó khăn trước mắt, bạn có thể bị cám dỗ để thực hiện những phần khó nhất. Tốt nhất là lấy đồ cứng ra khỏi đường càng sớm càng tốt để nó không lờ mờ trên đầu bạn cho đến hết ngày. Các chuyên gia quản lý thời gian khuyến nghị chiến lược này. Sẽ thật nhẹ nhõm khi lấy những nhiệm vụ khó khăn ra khỏi đĩa của bạn, bạn sẽ cảm thấy năng suất hơn, và sau đó bạn sẽ được giải phóng để đảm nhận những phần dễ dàng hơn trong dự án của bạn. Không có gì có thể so sánh với việc đưa những thứ khó khăn ra khỏi đầu tiên. Thử nó! Bạn sẽ thấy rằng nó là một thuốc giảm căng thẳng rất lớn.

Ghi chép

Bạn có thể quen thuộc với danh sách việc cần làm, vì vậy hãy sử dụng nó! Viết ra các nhiệm vụ và gạch bỏ chúng khỏi danh sách của bạn khi bạn hoàn thành chúng. Thường xuyên tham khảo các ghi chú của bạn để giúp bạn có trách nhiệm với bản thân và luôn đi đúng hướng. Đừng lãng phí thời gian. Viết mọi thứ xuống để bạn biết bạn phải làm gì trong một ngày, tuần hoặc tháng. Dù bạn làm gì, hãy đảm bảo danh sách của bạn có thể mang theo để bạn có thể thay đổi khi đang di chuyển. Một tờ giấy và bút sẽ hoạt động tốt, nhưng bạn có thể có một ứng dụng lịch hoặc chức năng ghi chú trong điện thoại nếu bạn thích đi công nghệ cao hơn.

Phân bổ thời gian cẩn thận

Dành thời gian cho mọi người, địa điểm và những thứ quan trọng nhất với bạn. Giữ mục tiêu của bạn trong tâm trí và hỏi xem những gì bạn đang làm bất cứ lúc nào đang đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của bạn hoặc đưa bạn đi xa hơn. Nếu ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn không có thời gian, bạn có thể nói không. Cuộc sống, ưu tiên và thời gian của bạn là quý giá. Hãy dành thời gian của bạn một cách khôn ngoan! Bạn có thể điều chỉnh khi cần thiết. Tìm cách để hoàn thành công việc của bạn nhanh hơn để bạn không phải đăng nhập hàng giờ sau thời gian làm việc theo lịch trình. Sắp xếp công việc lặt vặt ở nhà hoặc xem xét việc giúp đỡ, nếu bạn có thể, để giải phóng thêm thời gian.

Giữ bản thân có trách nhiệm

Nếu bạn đã tạo một lịch trình, hãy cố gắng hết sức để tuân thủ và không gian lận. Nếu bạn bắt đầu một nhiệm vụ muộn, bạn có thể giảm năng suất cho cả ngày hoặc thậm chí tệ hơn - cả tuần của bạn! Nếu bạn là người làm tốt hơn với sự linh hoạt, hãy dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng không kém. Ví dụ, nếu bạn có một giờ rảnh vào một buổi chiều mỗi tuần, hãy sử dụng nó để làm hồ sơ hoặc để bắt kịp email. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể phân bổ lại thời gian của bạn khi cần thiết. Đừng ngại thay đổi cách bạn dành thời gian.

Cứ làm đi!

Thật dễ dàng để trì hoãn và tìm cách để đánh lạc hướng bản thân khỏi các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành. Phương tiện truyền thông xã hội, TV, nói chuyện với người khác và lướt web trên điện thoại di động của bạn là những phiền nhiễu phổ biến. Tránh lãng phí thời gian bằng cách chỉ bắt đầu một dự án hoặc nhiệm vụ bạn đã thực hiện. Nếu bạn không cảm thấy muốn tập luyện theo lịch trình của mình, chỉ cần bắt đầu bằng cách cam kết ít nhất là 10 phút. Bạn có thể thấy rằng bạn cảm thấy tốt hơn một khi bạn bắt đầu tập thể dục và điều này có thể khiến bạn tập luyện lâu hơn. Chỉ cần bắt đầu một nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn về tiến trình bạn đang thực hiện. Vì vậy, nếu bạn đang nghĩ về việc thực hiện một nhiệm vụ, thì đừng. Thay đổi hành vi của bạn trước, bằng cách bắt đầu, và sau đó cảm giác hài lòng sẽ đẩy bạn đến đích.

Sử dụng thời gian nghỉ ngắn một cách khôn ngoan

Nếu bạn dễ lãng phí thời gian, hãy chú ý đến những khoảng thời gian rảnh rỗi từ 10 đến 15 phút mà bạn có trong suốt cả ngày. Những khối thời gian nhỏ hơn này có thể dễ dàng thêm tối đa 1 giờ miễn phí hoặc nhiều hơn trong một ngày. Bạn có thể làm gì trong 15 phút? Trả lời vài email? Gọi lại điện thoại? Ném vào một đống đồ giặt? Hãy tập thói quen sử dụng thời gian của bạn, bất kể thời gian ngắn như thế nào, một cách khôn ngoan. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số tiền bạn có thể làm được và bạn sẽ tự hào rằng bạn đã không lãng phí thời gian của mình.

Làm cho công nghệ làm việc cho bạn

Máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng và công nghệ có thể là bạn hoặc kẻ thù. Nếu phương tiện truyền thông xã hội là một thứ gây xao lãng, hãy đặt giới hạn thời gian cho khoảng thời gian bạn dành cho nó mỗi ngày. Ví dụ: bạn có thể biến nó thành một điểm chỉ dành vài phút vào buổi sáng và một lần nữa vào buổi tối để kiểm tra tài khoản truyền thông xã hội của bạn. Công nghệ có thể là một tài sản nếu bạn sử dụng nó một cách khôn ngoan. Sử dụng các ứng dụng và công cụ để giúp bạn theo dõi và sắp xếp thời gian của bạn. Đặt lời nhắc báo thức khi bạn có nghĩa vụ bắt đầu một nhiệm vụ. Bạn thậm chí có thể chặn các trang web hấp dẫn và khuyến khích bạn lãng phí thời gian của bạn.

Giới hạn thời gian của bạn

Đặt thời hạn cứng cho các nhiệm vụ để giúp bạn đi đúng hướng. Đặt giới hạn thời gian tối đa cho phép đối với các tác vụ và tuân theo nó. Nếu bạn hoàn thành công việc sớm hơn, thật tuyệt! Nếu không, có giới hạn thời gian cho phép bạn biết khi nào sẽ nhanh chóng kết thúc và / hoặc chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Đừng hy sinh thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác để hoàn thành một cái gì đó mà thời gian đã hết. Có thể khó để dành một cái gì đó chưa hoàn thành, nhưng làm như vậy sẽ giúp giữ lịch trình của bạn theo dõi. Hãy nghĩ về nó như một cách để hạn chế lãng phí thời gian.

Email: Waster thời gian cuối cùng

Ngày và tuổi này, email là một sự lãng phí rất lớn thời gian và căng thẳng. Bạn có thấy mình nhìn chằm chằm hàng giờ vào hộp thư đến của mình không? Hãy kiểm soát nó! Ngồi và dành một vài phút mỗi ngày để xem tin nhắn của bạn. Hãy suy nghĩ về từng tin nhắn một cách cẩn thận? Đó có phải là thư rác hoặc một cái gì đó bạn không quan tâm? Xóa nó và / hoặc hủy đăng ký nhận tin nhắn trong tương lai. Nếu tin nhắn chứa yêu cầu bạn làm điều gì đó không đòi hỏi nhiều thời gian, hãy thực hiện nhanh chóng và tiếp tục. Tin nhắn có yêu cầu làm điều gì đó được thực hiện tốt hơn bởi người khác hoặc trực tiếp xử lý không? Chuyển tiếp tin nhắn cho người thích hợp. Nếu tin nhắn chứa yêu cầu bạn thực hiện một việc gì đó sẽ mất một chút thời gian, bạn có thể gắn cờ và đặt nó sang một bên để sử dụng sau.

Nghỉ trưa

Nghĩ rằng bạn đang làm một điều tốt bằng cách làm việc trong giờ nghỉ trưa của bạn? Bằng chứng cho thấy bạn sẽ quản lý thời gian của mình tốt hơn và hoàn thành công việc nhiều hơn nếu bạn nghỉ trưa ít nhất 30 phút. Muốn nghỉ ngơi không phải là một dấu hiệu cho thấy bạn lười biếng. Nó thực sự sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn và có năng suất cao hơn vào buổi chiều. Ăn một bữa trưa lành mạnh. Đi dạo. Làm một số trải dài. Bạn sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng và sẵn sàng để giải quyết phần còn lại của buổi chiều.

Lịch trình công cụ thú vị, quá

Quản lý thời gian tốt không chỉ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ để làm những việc bạn cần làm mà còn phục vụ mục đích quan trọng hơn. Nó giải phóng bạn để làm những việc bạn thích làm. Bạn có thể ngủ nhiều hơn, dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè và có nhiều thời gian hơn cho sở thích khi bạn theo dõi và sắp xếp thời gian. Lên lịch các hoạt động vui chơi vào ngày, tuần, tháng và năm của bạn. Điều này bao gồm nghỉ ngắn hàng ngày để ăn nhẹ, tập thể dục, các hoạt động xã hội và kỳ nghỉ. Khi bạn quyết định quản lý thời gian tốt hơn, nó có thể có tác động tích cực đến mọi lĩnh vực trong cuộc sống của bạn.